مكتب إدارة مشاريع موجود لكن لا يضيف قيمة ملموسة له سبب يمكن تحديده - عادة أحد أربعة أسباب، ونادرًا ما يكون الذي يفترضه الناس.
طلب شائع في استشارات مكاتب إدارة المشاريع: "لدينا مكتب إدارة مشاريع، ولا يبدو أن أحدًا يعتقد أنه يساعد". الاستجابة الغريزية عادة إضافة عمليات أكثر - قوالب أكثر، تقارير حالة إلزامية أكثر، بوابات حوكمة أكثر. هذه الغريزة غالبًا ما تكون معكوسة تمامًا.
أربعة أسباب جذرية أكثر احتمالًا، مرتبة تقريبًا حسب تكرار كونها السبب الحقيقي فعليًا:
المكتب لا يملك سلطة فعلية، فقط رؤية. مكتب يستطيع رؤية حالة كل مشروع لكن لا يستطيع التأثير في الأولويات أو الموارد أو قرارات النطاق يصبح وظيفة تقارير مكلفة لا وظيفة مضيفة للقيمة. يتعلم مديرو المشاريع بسرعة أن مدخلات المكتب اختيارية، ويتعاملون معها كذلك.
المكتب يقيس الامتثال بدل النتائج. مكتب يتتبع هل ملأ مديرو المشاريع قالب تقرير الحالة في الوقت المحدد، بدلًا من هل المشاريع تُقدّم قيمة فعليًا، يُحسّن السلوك الخاطئ - ويستطيع الجميع في المؤسسة ملاحظة الفرق، حتى لو لم يستطع المكتب.
صُمم المكتب لمحفظة مختلفة عن التي يحوكمها فعليًا. عملية بوابات مرحلية ثقيلة بُنيت لمشاريع رأسمالية كبيرة، مُطبَّقة بشكل موحد على مبادرات داخلية صغيرة، تخلق احتكاكًا غير متناسب مع المخاطر المُدارة - ويستجيب مديرو المشاريع بالعمل حول المكتب لا من خلاله.
المكتب يرفع تقاريره لمستوى منخفض جدًا، أو ضعيف سياسيًا جدًا، ليهم. مكتب مدفون ثلاثة مستويات تحت التنفيذيين الذين يتخذون قرارات الموارد فعليًا يمكن أن ينتج تحليلًا ممتازًا لا يصل أبدًا لمن يستطيع التصرف بناءً عليه.
تشخيص أي من هذه ينطبق - عادة أكثر من واحد - يهم أكثر من أي تقييم "نموذج نضج مكتب" عام، لأن الحل يختلف في كل حالة: سلطة أكبر، مؤشرات مختلفة، عملية مُعاد تصميمها للمحفظة الفعلية، أو تغيير خط التقرير. إضافة عمليات فوق السبب الجذري الخاطئ فقط تجعل مكتبًا يتجاهله الناس بالفعل أصعب في تجاهله بشكل صحيح.